ORGANIZAÇÃO DE OURO
- Mônica Figueiredo
- 25 de ago.
- 2 min de leitura
O Guia Essencial para a Gestão de Documentos no Condomínio e Por Que Isso Muda Tudo"
Como Síndico e como Administrador, você já pensou por que a Organização é Fundamental para o Seu Condomínio?
Economia de Tempo e Redução de Estresse: Facilidade para encontrar informações rapidamente (multas, pagamentos, contratos).
Segurança Financeira e Legal: Comprovação de direitos e deveres, declarações fiscais, defesa em disputas jurídicas.
Controle e Planejamento: Visão clara da situação financeira, base para decisões estratégicas.
Preparação para Auditorias e Transições: Facilita processos de auditoria e a transição de síndicos.
O Que Guardar:
· Documentos Legais: Convenção de Condomínio, Regimento Interno, Atas de Assembleias (Ordinárias e Extraordinárias).
· Documentos Financeiros: Balancetes mensais, comprovantes de pagamento de contas (água, luz, gás, IPTU da área comum), folhas de pagamento e encargos de funcionários, notas fiscais de compras e serviços, extratos bancários do condomínio.
Documentos Operacionais/Manutenção: Contratos de prestadores de serviço (limpeza, segurança, jardinagem, elevadores), laudos de inspeção (para-raios, gás, elevadores), manuais de equipamentos, plantas do prédio.
Documentos de Moradores: Fichas de cadastro (com LGPD), comunicados.
O que não precisa guardar: Cópias de comunicados já entregues/lidos, orçamentos antigos não aprovados (após o período de validade).
Por Quanto Tempo Guardar? Prazos Legais e Práticos
Documentos para Sempre (ou enquanto o condomínio existir): Convenção, Regimento Interno, Atas de Assembleias, Matrícula do Imóvel (se houver áreas privativas do condomínio), projetos de construção, plantas e alvarás.
Mínimo de 5 Anos (prazo fiscal/tributário e cível): Comprovantes de pagamentos de taxas e impostos (IPTU, INSS, FGTS), recibos de água, luz, gás, contratos de prestadores de serviço (após o término), comprovantes de despesas que compõem a prestação de contas.
Mínimo de 1 a 2 Anos (após comprovação/validade): Faturas de consumo (se não forem mais necessárias para IR ou prova de pagamento de dívida antiga).
Enquanto a Garantia Estiver Válida: Notas fiscais e certificados de garantia de equipamentos e obras.
Em caso de dúvida, consultar um advogado condominial ou contador.
A Revolução da Digitalização de Documentos no Condomínio
Com esta revolução digital podemos eliminar a necessidade de grandes arquivos físicos, e encontrar um arquivo através da palavra chave com facilidade, isso também permite o acesso remoto as informações, podendo todos os membros do corpo diretivo terem acesso remoto as informações.
A proteção contra perdas por desastres (incêndios, inundações, roubos), sendo muito importante poder contar com Backup em nuvem.
O importante, manter Pastas digitais lógicas, indexação, etiquetas.
E vamos falar em sustentabilidade, redução de papel é um fator muito importante.
Sempre estar adepto as inovações e uso das ferramentas de Scanner, aplicativosde digitalização que é possível usar até pelo celular, e para manter a qualidade e integralidade do documento gravar em PDF e OCR é o recomendável e facilita nas pesquisas.
Não se perca no mundo digital, crie um sistema consistente e pastas lógicas (ex: "Financeiro", "Atas", "Contratos", "Manutenção").
Não esqueça em manter na Nuvem (Google Drive, OneDrive, Dropbox), HD externoe enfatizo que muitos documentos digitalizados têm validade, mas alguns ainda exigem a via física original (ex: documentos com selos de autenticidade, contratos com assinaturas físicas).
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